Informática Básica con Enfoque en IA
Bloque 2: Ofimática Inteligente y Productividad Administrativa
Universidad de Caldas
Administración de Empresas Agropecuarias
6 Horas
Docente: Rubén Darío Cárdenas Espinosa PhD. DSc. MSc. Ing.
Estructura del Bloque 2
Seis horas organizadas en cinco ejes temáticos que van desde la integración de IA en herramientas de oficina hasta los protocolos de privacidad en entornos agroindustriales.
Ecosistema Workspace con IA
Interoperabilidad de modelos de lenguaje en el entorno corporativo
Ingeniería de Contexto
Del prompt aislado al entorno informativo enriquecido
Asistentes Personalizados (Gems)
Arquitectura y configuración de instrucciones de sistema
Cerebros Digitales
NotebookLM para trazabilidad documental agropecuaria
Seguridad y Gobernanza
Protocolos de privacidad y mitigación de fugas de datos
Objetivos de Aprendizaje
¿Qué lograremos en este bloque?
Al finalizar, el estudiante será capaz de optimizar flujos documentales y construir asistentes especializados sin necesidad de programación, aplicados a la gestión agropecuaria.
Objetivos Específicos
Diseño Automatizado con Canvas
Implementar funciones de diseño automatizado y templates interactivos dentro de procesadores de texto corporativos para agilizar la producción documental.
Repositorios Documentales Cerrados
Estructurar "segundos cerebros" para centralizar manuales, contratos y normativas sectoriales con cero alucinaciones, garantizando respuestas basadas exclusivamente en evidencia.
Asistentes Virtuales Especializados
Programar Gems configurados con reglas estrictas de control y verificación, adaptados a auditorías de proyectos agropecuarios.
Contenido Central
Ecosistema Workspace con IA Integrada
Interoperabilidad en la nube
Los modelos de lenguaje se integran directamente en procesadores de texto, hojas de cálculo y almacenamiento en la nube, eliminando el trasvase manual de datos entre plataformas.

En entornos agropecuarios, esto permite conectar registros de producción, contratos de proveedor y normativas del ICA en un solo flujo de trabajo.
Ingeniería de Contexto Dinámico
La evolución del uso de IA va más allá del prompt aislado: se construyen entornos informativos enriquecidos mediante documentos vivos enlazados que guían y limitan las respuestas del modelo.
Esta transición es fundamental para garantizar que la IA responda con base en los documentos reales de la organización, no en suposiciones del modelo.
Arquitectura de Asistentes
¿Qué es un Gem?
Un Gem es un asistente de IA personalizado dentro de Gemini Advanced, configurado mediante instrucciones de sistema que definen su rol, límites y formato de respuesta para una tarea específica.
Marco ASPECT para Instrucciones de Sistema
El diseño de instrucciones de sistema efectivas sigue una estructura formal que garantiza coherencia y control sobre el comportamiento del asistente.
A — Rol
Define quién es el asistente y su área de expertise
S — Contexto
Describe el entorno operativo y el tipo de usuarios
P — Proceso
Pasos que el asistente debe seguir en cada consulta
E — Restricciones
Límites explícitos: qué no debe completar ni asumir
C — Formato de Salida
Estructura esperada: listas, tablas, secciones numeradas
T — Verificación
Reglas de consistencia y omisiones que deben marcarse
Guía Paso a Paso
Configuración de un Gem de Auditoría Agropecuaria
1
Acceso al Entorno
Ingresar a la sección de Gems personalizados en la interfaz avanzada de Gemini
2
Instrucciones del Sistema
Redactar el prompt con bloques diferenciados: Rol, Contexto y Restricciones
3
Reglas de Salida
Forzar listas numeradas para errores y tablas para el balance financiero
4
Prueba de Consistencia
Cargar una propuesta con errores deliberados y verificar que el Gem los detecte
Ejemplo de Instrucción de Sistema para el Gem Auditor
El siguiente bloque muestra la estructura de instrucción que se implementará durante la actividad práctica:
ROL: "Actúa como un Auditor de Proyectos Agropecuarios
con amplia experiencia en control presupuestal y normativo."

CONTEXTO: El asistente revisará propuestas elaboradas
por estudiantes de Administración de Empresas Agropecuarias.

RESTRICCIONES:
- No completes vacíos con conocimiento externo.
- Si falta un dato, márcalo como OMISIÓN CRÍTICA.
- Mantén siempre un tono formal y estructurado.

FORMATO DE SALIDA:
- Errores identificados → lista numerada
- Balance financiero → tabla comparativa

Una restricción mal redactada puede hacer que el asistente ignore los límites establecidos. La precisión en la instrucción es determinante.
Cerebros Digitales
NotebookLM: El Repositorio Normativo Inteligente
NotebookLM permite cargar y sincronizar documentos oficiales —manuales del ICA, normativas fitosanitarias, contratos— para responder consultas operativas basadas estrictamente en la evidencia de los archivos cargados, con citas exactas y trazabilidad total.
Actividad 1: Repositorio Normativo con NotebookLM
Documentos a integrar
  • Manuales técnicos del ICA
  • Normativas fitosanitarias vigentes
  • Contratos comerciales agroindustriales
El resultado es un asistente documental que nunca inventa información: cada respuesta está respaldada por la fuente original cargada por el estudiante.
Actividad 2: Gem de Auditoría Operacional
Diseño del Asistente
Configurar el Gem dentro de Gemini Advanced con instrucciones formales siguiendo el marco ASPECT
Carga del Caso de Prueba
Introducir un plan de negocio agropecuario con errores deliberados en costos fijos y presupuesto
Verificación de Resultados
Evaluar si el Gem detecta inconsistencias, marca omisiones críticas y mantiene el tono formal parametrizado
Taller Transversal
Protocolos de Privacidad y Gobernanza de Datos
Clasificación del riesgo en la empresa agrícola
Antes de usar herramientas de IA comerciales, cada dato debe clasificarse. Los términos de servicio (ToS) de plataformas gratuitas pueden permitir el uso de consultas para reentrenamiento del modelo.
Técnicas de mitigación
Data Masking
Transformar valores absolutos en variaciones porcentuales y anonimizar proveedores
Chats Efímeros
Desactivar el historial en hilos que procesen contratos o nóminas
Políticas de No-Entrenamiento
Configurar controles de privacidad en la cuenta de trabajo corporativa
Datos Públicos
Precios de mercado, normativas, certificaciones
Datos Confidenciales
Costos de producción, contratos, nóminas, fórmulas
Actividad Práctica
Sanitización de Consultas Financieras
Tomar un reporte real de flujo de caja y aplicar enmascaramiento de datos: convertir valores absolutos en variaciones porcentuales y anonimizar los nombres de proveedores antes de enviar la consulta a un modelo comercial.

Nunca introduzca datos financieros reales, nombres de clientes ni costos de producción sin antes aplicar un protocolo de sanitización. Una fuga de información estratégica puede comprometer la competitividad de la empresa.
Guía de Actividades
📋 Guía Práctica Paso a Paso — Bloque 2
Cómo usar NotebookLM, Gemini y Gems en la gestión agropecuaria
Esta guía te lleva de la mano por cada herramienta del bloque, con ejemplos reales del sector agropecuario y los prompts exactos que usarás en clase.
01
MÓDULO A — NotebookLM
Construye tu repositorio normativo inteligente con documentos del ICA y normativas fitosanitarias
02
MÓDULO B — Gemini + Prompt Engineering
Aprende a construir prompts de alta calidad para formación profunda y análisis documental
03
MÓDULO C — Gems Personalizados
Diseña y prueba tu asistente auditor con el marco ASPECT

Cada módulo incluye el prompt exacto que debes copiar y usar en la herramienta correspondiente.
MÓDULO A — NotebookLM · Paso 1 de 4
🗂️ ¿Qué es NotebookLM y para qué lo usamos?
NotebookLM es la herramienta de investigación con IA de Google, ahora potenciada por Gemini 3 (desde dic 2025). Actúa como un asistente de lectura inteligente que solo responde con base en los documentos que tú le cargas — nunca inventa información.
Analogía contextualizada: Imagina que tienes un asistente que se leyó todos los manuales del ICA, las normativas fitosanitarias y los contratos de tu empresa. Cuando le preguntas algo, te responde citando exactamente de qué página y documento sacó la información.
Desde 2023 hasta 2026, NotebookLM ha pasado de ser una simple herramienta de preguntas y respuestas a una plataforma completa de investigación, aprendizaje y producción de contenido.
Fuentes que acepta NotebookLM
📄 PDFs y documentos (manuales técnicos, normativas)
📝 Google Docs, Sheets y Slides
🌐 Páginas web (resoluciones del ICA)
▶️ Videos de YouTube (capacitaciones)
🎙️ Archivos de audio (grabaciones de reuniones)
📚 Libros completos en PDF y EPUB (nuevo 2026)
📊 Word y Excel como fuentes (nuevo nov 2025)

🆕 Novedad 2026: Ventana de contexto de 1 millón de tokens — puedes cargar hasta 50 fuentes simultáneas y el modelo las procesa todas en una sola consulta.
MÓDULO A — NotebookLM · Paso 2 de 4
🚀 Cómo crear tu Cuaderno en NotebookLM
Ve a notebooklm.google.com e inicia sesión con tu cuenta de Google institucional (Universidad de Caldas).
Haz clic en "Nuevo cuaderno". Nómbralo: "Repositorio Normativo Agropecuario — [Tu nombre]"
Sube los documentos: Manual técnico del ICA, Resolución fitosanitaria vigente, Contrato de proveedor de insumos (versión sanitizada). Puedes cargar hasta 50 fuentes por cuaderno.
NotebookLM procesa y cruza automáticamente todos los documentos. Esto toma entre 30 segundos y 2 minutos según el tamaño.
Usa el panel de chat para hacer preguntas. Cada respuesta incluirá la cita exacta del documento fuente.

💡 Consejo del docente: Carga primero los documentos más importantes (normativas del ICA) antes de los contratos. NotebookLM prioriza las fuentes cargadas primero en caso de conflicto de información.
MÓDULO A — NotebookLM · Paso 3 de 4
💬 Prompts para usar en NotebookLM
Estos son los prompts exactos que usarás durante la Actividad 1. Cópialos tal como aparecen en el panel de chat de tu cuaderno.
PROMPT 1 (Formación en profundidad)
"Utilizando todos los recursos que te he aportado, quiero que generes un contenido bien estructurado para formarme en profundidad. Sigue los pasos a continuación:

PASO 01: Genera en primer lugar un índice de contenidos para obtener conocimiento profundo sobre el tema que quiero formarme. Usa nomenclatura clara y sencilla para los diferentes apartados y subapartados.

PASO 02: Desarrolla el índice del paso anterior para que pueda aprender en profundidad el tema que quiero formarme. El contenido debe ser consistente con el índice que me has aportado en el paso 01."
✅ Úsalo cuando quieras aprender un tema desde cero con los documentos cargados.
PROMPT 2 (Consulta normativa específica)
"Con base exclusivamente en los documentos que he cargado en este cuaderno, responde lo siguiente:

1. ¿Cuáles son los requisitos fitosanitarios que debe cumplir una empresa agropecuaria para exportar productos según la normativa del ICA?

2. Lista los documentos específicos que respaldan tu respuesta, indicando el nombre del archivo y el número de página.

3. Si algún requisito no está cubierto en los documentos cargados, indícalo como: INFORMACIÓN NO DISPONIBLE EN LAS FUENTES."
✅ Úsalo para consultas normativas con trazabilidad total.

⚠️ Importante: NotebookLM solo responde con base en lo que has cargado. Si la información no está en tus documentos, te lo dirá explícitamente — eso es una ventaja, no un error.
MÓDULO A — NotebookLM · Paso 4 de 4
🎙️ Casos de Uso Avanzados en NotebookLM
Una vez domines las consultas básicas, puedes aprovechar estas funciones avanzadas para producir materiales de estudio, análisis y entrega de contenidos.
🎧 Audio Overviews Personalizados (2024-2025)
Genera podcasts con dos voces que debaten tus documentos. Ahora puedes elegir el formato: Breve, Debate o Crítica, y controlar el tono y la longitud. Ideal para repasar normativas del ICA mientras realizas labores de campo.
🎬 Video Overviews Cinematográficos (Mar 2026)
Convierte tus documentos en videos inmersivos con animaciones fluidas usando Gemini 3 + Veo 3. El modelo actúa como "director creativo" eligiendo narrativa, estilo visual y formato. Disponible para suscriptores Google AI Ultra.
📝 Tarjetas Didácticas y Cuestionarios (Sep 2025)
Genera flashcards automáticas con pregunta/respuesta desde tus fuentes. Los cuestionarios de opción múltiple permiten evaluar comprensión. Botón "Explicar" para profundizar en cada concepto. Perfecto para preparar exámenes de normativa agropecuaria.
📊 Tablas de Datos e Infografías (Dic 2025 - Mar 2026)
Genera tablas estructuradas y 10 estilos de infografías directamente desde tus documentos. Ideal para comparar resoluciones del ICA o visualizar presupuestos de proyectos.
🔗 Compartir con Enlace Público (Jun 2025)
Crea un enlace público de solo lectura para compartir tu cuaderno con compañeros, colegas o clientes. Los visitantes pueden explorar fuentes, resúmenes, FAQs y podcasts sin poder editar el contenido original.
💾 Historial Persistente y Exportación PPTX (Mar 2026)
El historial de chat ya no desaparece al cerrar el navegador. Las presentaciones generadas se pueden exportar en formato PPTX para editar en PowerPoint. Genera artefactos (informes, presentaciones) directamente desde el chat.

🌟 Flujo recomendado por el docente: NotebookLM (repositorio + aprendizaje) → Gemini (análisis + prompt engineering) → Gem (auditoría especializada)
MÓDULO B — Gemini · Paso 1 de 3
🧠 El Flujo de Trabajo: NotebookLM → Gemini → Gem
El docente Rubén Darío Cárdenas propone un flujo de trabajo de 5 pasos que integra las tres herramientas de forma sinérgica.
Paso 1 — Word Conocimiento + Tema + Fuentes → NotebookLM
Carga tus documentos de referencia en NotebookLM. Obtienes: Nota de Guía (síntesis del conocimiento disponible).
Paso 2 — Word Guía → Prompt Engineering en Gemini
Usa la síntesis de NotebookLM como insumo para construir prompts de alta calidad en Gemini. Gemini tiene acceso a conocimiento general + tu contexto.
Paso 3 — Crear Instrucción del Gem (Nota B)
Con el mejor prompt generado, redactas las instrucciones de sistema de tu Gem especializado.
Paso 4 — Cargar y Crear el Gem
Configuras el Gem en Gemini Advanced con las instrucciones del paso anterior.
Paso 5 — Pruebas con Instrucciones + Contexto (C)
Pruebas el Gem con casos reales: Gemini → PROMPT 2 + (A)(B)(C) = Asistente validado.

📌 Este flujo garantiza que tu Gem no sea genérico: está construido sobre conocimiento real de tus documentos, refinado por ingeniería de prompts y validado con casos de prueba.
MÓDULO B — Gemini · Paso 2 de 3
✍️ Prompt para Crear el Mejor Gem con Gemini
Antes de configurar tu Gem, usa este prompt en Gemini para que él mismo te ayude a diseñar las instrucciones de sistema perfectas. Este es el PROMPT 2 del flujo del docente.
"Teniendo en cuenta los documentos adjuntos [adjunta aquí tus documentos de referencia o pega el contenido clave], crea el mejor PROMPT para indicar las instrucciones de un Gem especializado en [TEMA].

El prompt debe:
1. Definir claramente el ROL del asistente (quién es y qué expertise tiene)
2. Describir el CONTEXTO operativo (para quién trabaja, en qué entorno)
3. Establecer el PROCESO paso a paso que debe seguir en cada consulta
4. Listar las RESTRICCIONES explícitas (qué NO debe hacer ni asumir)
5. Especificar el FORMATO DE SALIDA esperado (tablas, listas, secciones)
6. Incluir reglas de VERIFICACIÓN (cómo marcar omisiones o inconsistencias)

Usa un lenguaje técnico pero claro. El resultado debe poder copiarse directamente como instrucción de sistema en Gemini Advanced."
Ejemplo de [TEMA] para reemplazar:
  • Auditoría de Proyectos Agropecuarios
  • Revisión de Contratos de Proveedor de Insumos
  • Análisis de Costos de Producción Bovina
  • Verificación de Cumplimiento Normativo ICA
Qué obtendrás:
Gemini generará una instrucción de sistema completa, estructurada con el marco ASPECT, lista para pegar en tu Gem. Esto garantiza que tu asistente tenga reglas claras desde el primer uso.
MÓDULO B — Gemini · Paso 3 de 3
🔍 Ejemplo Completo: De Prompt a Respuesta
Veamos cómo funciona el flujo en la práctica con un caso real de administración agropecuaria.
📥 LO QUE ESCRIBES (Prompt de entrada):
"Teniendo en cuenta los documentos adjuntos sobre normativa del ICA y el manual de buenas prácticas ganaderas, crea el mejor PROMPT para indicar las instrucciones de un Gem especializado en Auditoría de Proyectos Agropecuarios."
⬇️ Gemini procesa + genera instrucción de sistema
📤 LO QUE OBTIENES (Respuesta de Gemini):
"ROL: Actúa como Auditor Senior de Proyectos Agropecuarios con 15 años de experiencia en control presupuestal, normativa ICA y gestión de riesgos en el sector ganadero colombiano.

CONTEXTO: Revisarás propuestas de proyectos elaboradas por estudiantes de Administración de Empresas Agropecuarias de la Universidad de Caldas.

PROCESO:
1. Lee la propuesta completa antes de emitir juicio
2. Verifica coherencia entre objetivos y presupuesto
3. Contrasta con normativa ICA vigente
4. Identifica omisiones críticas

RESTRICCIONES:
- No completes vacíos con supuestos
- Marca como OMISIÓN CRÍTICA todo dato faltante
- Mantén tono formal y estructurado

FORMATO: Errores → lista numerada | Presupuesto → tabla comparativa"

✅ Esta instrucción generada por Gemini es la que pegarás directamente en la configuración de tu Gem en el Módulo C.
MÓDULO C — Gems · Paso 1 de 3
⚙️ Cómo Configurar tu Gem Auditor en Gemini Advanced
1
Paso 1 — Accede a Gemini Advanced
Ve a gemini.google.com → Haz clic en el menú lateral → Selecciona "Mis Gems" → Clic en "Crear nuevo Gem"
2
Paso 2 — Nombra y describe tu Gem
Nombre: "Auditor Agropecuario — Universidad de Caldas"
Descripción breve: "Asistente especializado en revisión de propuestas de proyectos agropecuarios con enfoque en control presupuestal y normativa ICA."
3
Paso 3 — Pega las instrucciones de sistema
En el campo "Instrucciones", pega el prompt completo generado en el Módulo B (el que Gemini te ayudó a construir). Este es el corazón de tu Gem.
4
Paso 4 — Guarda y prueba
Haz clic en "Guardar". Tu Gem ya está activo. Ahora carga el caso de prueba con errores deliberados para verificar que funciona correctamente.

⚠️ No uses tu cuenta personal de Google para cargar documentos con información financiera real de empresas. Usa siempre la cuenta institucional con políticas de no-entrenamiento activadas.
MÓDULO C — Gems · Paso 2 de 3
🧪 Prompt de Prueba para el Gem Auditor
Una vez configurado tu Gem, usa este prompt de prueba para verificar que detecta errores, marca omisiones y mantiene el formato correcto.
"Revisa la siguiente propuesta de proyecto agropecuario e identifica todos los problemas que encuentres:

---
PROPUESTA: Proyecto de Engorde Bovino — Finca La Esperanza
Municipio: Manizales, Caldas
Duración: 12 meses
Objetivo: Engordar 50 novillos para comercialización

PRESUPUESTO:
- Compra de animales: $45.000.000
- Alimentación: $18.000.000
- Mano de obra: [DATO NO INCLUIDO]
- Sanidad animal: $3.500.000
- TOTAL: $66.500.000

NORMATIVA APLICABLE: Se cumplirán las normas vigentes.
[No se especifica ninguna resolución del ICA]

ANÁLISIS FINANCIERO: Se espera una utilidad del 30%.
[No se incluye tabla de costos vs ingresos proyectados]
---

Aplica tu protocolo completo de auditoría."

📋 Errores deliberados incluidos en el caso de prueba: (1) Dato de mano de obra faltante, (2) Normativa no especificada, (3) Análisis financiero incompleto, (4) Total presupuestal inconsistente. Tu Gem debe detectar los 4.
Síntesis del Bloque 2
Competencias construidas a lo largo de las 6 horas de trabajo:
🤖 Gems Configurados
Diseño de asistentes especializados con instrucciones formales y restricciones explícitas para auditoría agropecuaria
📚 Repositorios sin Alucinaciones
Uso de NotebookLM para centralizar normativa sectorial y responder solo desde evidencia documental verificada
🔒 Gobernanza de Datos
Protocolos de privacidad, data masking y configuración de chats efímeros para proteger información estratégica

La IA es una herramienta poderosa solo cuando se usa con criterio, estructura y conciencia del riesgo. Estos principios aplican tanto en el aula como en el campo.

⚠️ DECISIÓN FINAL: Si dudas, la respuesta siempre es NO.
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